Folyamatábra készítése: A "workflow chart"
Elengedhetetlen, hogy hatékonyan kezeljük és optimalizáljuk a vállalati folyamatokat már a növekedés kezdetén. A siker kulcsa gyakran abban rejlik, hogy a különböző folyamatok hogyan lettek kialakítva, és milyen gyorsan tudunk reagálni a változó körülményekre. Lépésről-lépésre átvesszük, hogyan készítsünk folyamatábrákat, melyek vizualizáljuk és egyszerűsítsük az üzleti műveleteket. Emellett megismerjük, hogyan azonosíthatunk egy “bottleneck” problémát, azaz egy folyamat fennakadási pontjait, amelyek automatizáció révén kijavíthatók.
Miért fontos a folyamatábra?
Egy vállalat folyamatai gyakran komplexek és átláthatatlanok. Az egyes műveletek átlátásának hiánya könnyen vezethet hatékonysági problémákhoz. Egy folyamatábra azonban vizuálisan bemutatja az egyes lépéseket, segítve a folyamat pontos megértését és az esetleges gyenge pontok azonosítását. A folyamatábrák egyszerűen ábrázolják az adott műveletek lépéseit, döntési pontjait és a lehetséges útvonalakat, megkönnyítve ezzel a folyamatok optimalizálását és az automatizáció bevezetését.
Folyamatábra készítésének lépései
Egy hatékony folyamatábra elkészítése nem bonyolult, de fontos, hogy megfelelően kövessük a lépéseket. A legjobb eredményeket a következő lépésekkel érhetjük el:
1. A folyamat céljának pontos meghatározása
Mielőtt elkezdenénk a folyamatábra készítését, világosan meg kell határozni, mi a célunk. Például, ha egy ügyfélszolgálati folyamatot szeretnénk vizualizálni, a cél lehet az ügyfélkérések feldolgozásának hatékonyságának javítása. A célnak egyértelműnek kell lennie, mert ez ad iránymutatást a folyamatábra készítése során.
2. Az összes lépés felmérése
A következő lépés a folyamat minden lépésének azonosítása. Kérdések feltevésével pontosan meghatározhatjuk, milyen lépések történnek az elejétől a végéig. Például: "Mi történik először, amikor egy ügyfél panasszal fordul hozzánk?" vagy "Milyen döntési pontok vannak a folyamat során?" Ezek az információk alkotják a folyamatábra alapját.
3. A folyamat vizualizálása
Az összegyűjtött információk alapján elkezdhetjük a folyamatábra megrajzolását. Használhatunk digitális eszközöket, mint a Microsoft Visio vagy akár egy egyszerű Excel táblázat, amelyek egyszerű és hatékony eszközöket kínálnak a vizuális megjelenítéshez. Fontos, hogy a folyamat átlátható és érthető legyen minden résztvevő számára.
4. Ellenőrző kérdések feltevése
Az egyik legfontosabb lépés, hogy minden egyes részletet alaposan átgondoljunk: "Mi történik, ha egy döntés nem a várt eredménnyel jár?" vagy "Miért van szükség egy adott lépésre?" Ezek a kérdések segítenek felismerni a folyamat esetleges buktatóit és javítási lehetőségeit.
5. A folyamat felülvizsgálata és tesztelése
Miután elkészítettük a folyamatábra kezdeti verzióját, érdemes azt tesztelni a valós környezetben. Ez lehetővé teszi, hogy azonosítsuk a hiányosságokat és finomítsuk a folyamatot, mielőtt továbblépnénk az automatizáció irányába.
Eszközök és technikák a folyamatábra készítéséhez
A technológia rengeteg olyan eszközt kínál, amelyek segítenek a folyamatábra gyors és hatékony elkészítésében. Néhány példa:
Lucidchart: Online eszköz, amely lehetővé teszi a folyamat gyors vizualizálását. Könnyen használható, és ideális csapatmunkához, hiszen valós időben is együtt dolgozhatunk kollégáinkkal.
Microsoft Visio: Az egyik legismertebb szoftver a folyamatábra készítéshez, számos előre definiált sablont és alakzatot kínál.
Miro: Különösen hasznos, ha csapatban dolgozunk, hiszen lehetővé teszi a közös munkát egy online térben és az AI segítségére is számíthatunk.
Hogyan segíti a folyamatábra az automatizációt?
A folyamatábra elkészítése nemcsak abban segít, hogy jobban megértsük a vállalat működését, hanem lehetőséget ad az automatizáció azonosítására is. Amikor egy folyamatot vizuálisan ábrázolunk, könnyen felismerhetjük azokat a pontokat, ahol az emberi beavatkozás felesleges vagy nem hatékony. Az ilyen lépések gyakran automatizálhatók, ami nemcsak időt és erőforrást takarít meg, de növeli a vállalat hatékonyságát is.
Automatizálható lehetőségek azonosítása
Amikor egy folyamatábra segítségével vizualizáljuk az adott műveletet, azonnal láthatóvá válik, hogy mely lépések igényelnek automatizációt. Például ügyfélszolgálati folyamatokban gyakran találkozhatunk azzal, hogy az adatok kézi bevitele sok időt vesz igénybe. Egy folyamatábra segítségével gyorsan felismerhetjük, hogy ezeket a lépéseket automatizálni lehet, ami csökkenti az emberi hibákat és felgyorsítja a folyamatot.
Hatékonysági problémák azonosítása folyamatábrával
A folyamatábra egyik legnagyobb előnye, hogy segít azonosítani a hatékonysági problémákat. Az egyik gyakori példa, amellyel találkozhatunk, hogy a folyamat során egyes lépések feleslegesen ismétlődnek vagy egymásba ütköznek, ami lassítja a munkát. Egy folyamatábra segítségével ezek az ismétlődő lépések könnyen felismerhetők és optimalizálhatók.
Példák folyamatok optimalizálására
Egy középvállalat esetében a cél az ügyfélszolgálati terhek csökkentése volt, ahol a folyamatábra készítése során kiderült, hogy a válaszadási folyamat részét képező, adatok manuális keresése és kézi bevitele volt a fő probléma. Miután ábrázoltuk a folyamat minden lépését, kiderült, hogy ez az információkezelési probléma lassítja a válaszadást és túlterheli az ügyfélszolgálatot, illetve a vállalat más részlegeinek az erőforrásaihoz is hozzányúl. Egy termék iránti érdeklődés 3 adatbázis és 2 ember közreműködésével került megválaszolásra. A folyamatábra alapján automatizáltuk az adatok minőségét és hozzáférhetőségét, majd sablonosítottuk a válaszokat. Önmagában is jelentős időmegtakarítást és hatékonysági növekedést eredményezett első lépésként a manuális folyamatok mérséklése, azonban az automatizáció adta az eredmények javulásának 61%-t.
A munkafolyamatok fejlesztési lehetőségei
Egy másik cég esetében a toborzás és felvétel folyamatai voltak a problémák. A folyamatábra készítésekor kiderült, hogy a jelentkezők adatainak kézi feldolgozása rengeteg időt vett igénybe, tekintettel az átlagosnál magasabb fluktuációra a vállalaton belül. Egy önéletrajz és jelentkezés beolvasó és -rendszerező automatizáció segítségével az adatbevitel lépéseinek időintervallumát másodpercekre csökkentettük /jelentkező, ami lehetővé tette a HR csapat számára, hogy több időt fordítson a tényleges interjúkra és a minőségi jelöltek kiválasztására, onboardinglolására.
Miért érdemes folyamatábrát készíteni?
A folyamatábra készítés nemcsak vizuális eszköz, hanem egy olyan stratégiai módszer, amely segít átlátni a vállalat folyamatait, felismerni a gyenge pontokat, és előkészíteni az automatizációra. Az általános tapasztalatok szerint egy jól elkészített folyamatábra segít, hogy hatékonyabbá tegyük a munkafolyamatokat, csökkentsük a hibák számát, és időt takarítsunk meg.
Mi jár a fejedben?
A folyamatábra készítése az első lépés a sikeres folyamatfejlesztés és automatizáció felé. Ahogy látjuk, a vizuális ábrázolás segít azonosítani azokat a lépéseket, amelyek optimalizálhatók, és lehetőséget biztosítanak a technológia integrálására a munkafolyamatokba. Ha jobban megismerjük és megértjük a folyamatokat, sokkal könnyebben és gyorsabban tudunk hatékony döntéseket hozni, és előkészíthetjük a terepet a sikeres növekedés számára.
Kíváncsi lettél?
Te is szeretnéd növelni vállalkozásod hatékonyságát és erőforrásokat megtakarítani, de átugranád a folyamatát? Fedezd fel a Bulber asszisztenseinek lehetőségeit, előnyeit és tapasztald meg a különbséget! Légy részese a digitalizáció megújult forradalmának, és növeld üzleti sikered a Bulber segítségével!
Ez a blogbejegyezés és a hozzátartozó kép mesterséges intelligenciával és Bulber automatizációval készültek. Az adatbevitel, finomhangolás és jóváhagyás emberi feladat maradt.