Érdekeltségi felmérés: Üzleti alkalmazkodás

A folyamatautomatizálási projektek során az egyik fontos lépés a megfelelő kulcsszereplők azonosítása, bevonása és az összes érintett céljainak összehangolása. Ahhoz, hogy egy ilyen projekt sikeres legyen, minden érintett félnek, azaz stakeholdernek, ugyanabba az irányba kell tartania. Ehhez elengedhetetlen a közös kommunikáció és a funkciók közötti együttműködés.

A komoly eredmények eléréséhez az automatizáción belül minden vállalatnak szüksége van bevett módszerekre és tapasztalatokra. Amennyiben ez nem áll rendelkezésre, érdemes szakembert bérelni vagy más vállalatok tudását megismerni.

Mi az a stakeholder mapping?

A stakeholder mapping, vagy stakeholder-térképezés egy olyan módszertan, amelynek célja az összes érintett szereplő azonosítása és feladataik megértése a projekt sikere érdekében. A kulcsszereplők lehetnek a vezetőségtől kezdve az egyes osztályokon át egészen a külső partnerekig. Amikor egy folyamatautomatizációs projektet vezetünk, fontos, hogy tudjuk, kik azok az emberek, akik befolyással vannak a projekt sikerére és hogyan hat rájuk a projekt megvalósítása.

A stakeholder mapping lehetőséget ad arra, hogy:

Kulcsszereplők azonosítása a folyamatautomatizációs projektekben

Egy folyamatautomatizációs projekt során számos érintett fél jelenhet meg, akik különböző mértékben kapcsolódnak a projekthez. Az első lépés tehát az, hogy felmérjük, kik azok a stakeholder-ek, akiket be kell vonnunk.

Vezetőség

A vezetőség szerepe kulcsfontosságú minden nagyobb projektben és ez különösen igaz a folyamatautomatizáció esetében. A vezetők azok, akik a projekt támogatását és erőforrásait biztosítják, ezért fontos, hogy az ő céljaikat ismerjük és összehangoljuk a projekt céljaival.

A vezetőség különböző szintjeit érinthetjük:

IT osztály

Az IT osztály kulcsfontosságú résztvevője minden folyamatautomatizációs projektnek, hiszen ők azok, akik biztosítják a technológiai infrastruktúrát, amely lehetővé teszi a rendszer működését. Az IT szakemberekkel történő szoros együttműködés lehetővé teszi, hogy a technológiai megoldások integrálása zökkenőmentes legyen.

Együtt kell dolgoznunk az IT csapattal az alábbi feladatokban:

Az automatizáció hosszútávon csak úgy lehet sikeres, ha kétoldalú beszélgetéseket folytatunk a vállalatunk sikerességére koncentrálva.

Üzletviteli osztályok

Az üzleti osztályok közvetlenül érintettek a folyamatautomatizációs projektekben, hiszen az ő napi munkafolyamataikat érinti leginkább a változás. Ezek az osztályok:

Külső partnerek

Egyes esetekben külső partnerekkel is együtt kell dolgoznunk, akik segíthetnek az új rendszerek bevezetésében vagy a szoftverek testreszabásában. Fontos, hogy az ilyen partnerekkel folyamatosan tartsuk a kapcsolatot és biztosítsuk, hogy ők is tisztában legyenek a projekt céljaival és követelményeivel.

Célok igazítása és összehangolása

Miután azonosítottuk a kulcsszereplőket, következő lépésként összehangoljuk az céljaikat a projekt céljaival. Ez rendkívül fontos, hiszen minden szereplő más-más prioritással rendelkezhet. Egy jól kidolgozott folyamatautomatizációs projekt során szükség van arra, hogy minden fél számára egyértelművé tegyük a közös célokat és hogy ezeket hogyan érhetjük el együtt.

Kommunikáció és egyeztetések

Az egyik legfontosabb elem a stakeholder-ek bevonásában a megfelelő kommunikáció. Ha a különböző osztályok, csapatok vagy külső partnerek nem rendelkeznek megfelelő információval a projekt céljairól, könnyen előfordulhat, hogy félreértések vagy ellentétek keletkeznek. Ezért fontos, hogy rendszeres megbeszéléseket tartsunk, ahol minden érintett fél részt vehet és megoszthatja véleményét.

Célok közös meghatározása

A célok meghatározásának része, hogy megértsük, ki mit szeretne elérni a projekt során. Például a vezetőség stratégiai célokat tűzhet ki, mint a költségek csökkentése vagy az ügyfélélmény javítása, míg az IT osztály a rendszerek biztonságos és zökkenőmentes működésére összpontosít. Ezeket a célokat egyeztetni kell, hogy mindenki ugyanabba az irányba haladjon.

A célok közös meghatározása segít:

Keresztfunkcionális együttműködés és kommunikáció

Az egyik legnagyobb kihívás a folyamatautomatizáció során, hogy a különböző osztályok közötti együttműködést biztosítsuk. A különböző üzleti funkciók gyakran elszigetelten működnek és nehézséget jelenthet, hogy ugyanazon projekt céljain dolgozzanak.

Az együttműködés előnyei

A keresztfunkcionális együttműködés számos előnnyel jár, amelyek nagyban hozzájárulnak a folyamatautomatizáció sikeréhez. Ezek az előnyök a következők:

Kommunikációs stratégia

Egy jól kidolgozott kommunikációs stratégia elengedhetetlen ahhoz, hogy a különböző osztályok és stakeholder-ek közötti együttműködés hatékony legyen. Néhány fontos elem a sikeres kommunikációhoz:

Hogyan lehet mérni a folyamatautomatizáció sikerét?

Amint a stakeholder-ek bevonása és az együttműködés gördülékenyen zajlik, fontos mérni a folyamatautomatizáció eredményeit. Néhány kulcsfontosságú mérőszám:

Ezek a mutatók segítenek felmérni, hogy a folyamatautomatizáció valóban hozzájárul-e a vállalat hosszú távú sikeréhez.

Mi jár a fejemben?

A folyamatautomatizáció nagy potenciállal rendelkezik, de csak akkor lehet igazán sikeres, ha megfelelően kezelem a projektben érintett stakeholder-eket, összehangolom a célokat és biztosítom a funkciók közötti hatékony együttműködést. A stakeholder mapping, a rendszeres kommunikáció és az együttműködési stratégiák kulcsfontosságúak ahhoz, hogy mindenki egy irányba haladjon és a projekt sikeres legyen.

Ha mindezeket figyelembe veszem, hamarosan élvezhetem a folyamatautomatizáció hosszú távú előnyeit vállalatomon belül.

Kíváncsi lettél?

Te is szeretnéd növelni vállalkozásod hatékonyságát és erőforrásokat megtakarítani, de másra bíznád az érdekeltségi felmérés folyamatát? Fedezd fel a folyamatok és automatizáció lehetőségeit, előnyeit és tapasztald meg a különbséget! Légy részese a digitalizáció megújult forradalmának és növeld üzleti sikered!

‍

Ez a blogbejegyezés és a hozzátartozó kép mesterséges intelligenciával és Bulber automatizációval készültek. Az adatbevitel, finomhangolás és jóváhagyás emberi feladat maradt.